Interview mit Iris Sauer und Sebastian Heine zur Einführung von TOP 3
Das Städel - Was für ein Museum!
Wer die Frage stellt, was eigentlich ein gutes Museum ausmacht, stellt schnell fest, dass es hierauf keine allgemeingültige Antwort gibt. Ein Faktor aber ist immer die Vitalität und die Präsenz eines Museums in der Öffentlichkeit. Das Städel Museum in Frankfurt verzeichnete 2017 über 390.000 Besucher und bietet neben vielen Ausstellungen annähernd 50 zielgruppenorientierte Angebote, mit denen die Attraktivität des Hauses nachhaltig gesteigert wird. Um die Verwaltung dieser immensen Aktivitäten so effektiv wie möglich zu gestalten, setzt das Museum seit 2017 die Beckerbillett Verwaltungssoftware TOP 3 ein. Wir haben Sebastian Heine, Leiter der Informationstechnologie des Museums, und Iris Sauer, zuständig für Personal, Controlling und Leitung der Finanzbuchhaltung, nach den bisher gemachten Erfahrungen befragt.
Hamburg, 26.10.2018
BillettNews: Herr Heine, Ihr Haus hat bereits seit 2008 die TOP II Software von Beckerbillett eingesetzt. Was hat Sie veranlasst, im letzten Jahr auf TOP 3 zu wechseln?
Sebastian Heine: Das Städelsche Kunstinstitut betreibt neben den beiden Museen Städel Museum und Liebieghaus Skulpturensammlung auch die Buchhandlung und den Shop im Städel, das Café im Städel und das Café im Liebieghaus. Die Anforderungen für die Abwicklung unserer Führungen, den Verkauf von Onlinetickets und u.a. die Warenwirtschaft in den Cafés sind vielschichtig und unser Bestreben ist es, alles möglichst mit einer Software abzuwickeln. Hier hat TOP 3 im Vergleich zu TOP II deutliche Verbesserungen.
BillettNews: Bevor wir auf ein paar weitere Details eingehen, hätten wir gern gewusst, wie lange Ihre Kolleginnen und Kollegen gebraucht haben, um sich in die neue Software einzuarbeiten?
Iris Sauer: Wir haben TOP 3 zunächst für die Cafés inklusive der Warenwirtschaft eingerichtet. Derzeit sind wir dabei, auch das Liebieghaus umzustellen und zeitnah das Städel Museum. In diesem Zusammenhang haben wir Workflows geändert, um das Programm möglichst effektiv zu nutzen. Das war für die Kollegen/innen sicherlich eine größere Umstellung, als sich an die neue Bedieneroberfläche zu gewöhnen, in die man sich in kürzester Zeit einarbeiten kann.
BillettNews: TOP 3 ist ja eine Verwaltungssoftware, die speziell für Museen entwickelt wurde. Welche der Module sind für das Städel die wichtigsten?
Sebastian Heine: Sicherlich das Guide-Modul und die Kassensoftware, da diese das originäre Museumsgeschäft abwickeln. Allerdings sind auch die übrigen Module wie der Onlineshop, die Gutscheinverwaltung und die Warenwirtschaft überaus wichtig, da wir hierdurch die Möglichkeiten haben, unsere Geschäftsfelder mittels einer Software abzudecken und nicht mehrere an die Finanzbuchhaltung anbinden müssen.
BillettNews: Ihr Haus wird ja geprägt durch die Stiftung von Johann Friedrich Städel; das Liebieghaus, die Museumsbuchhandlung/-shop und die beiden Cafés gehören auch dazu. Nutzen Sie die neue Software übergreifend für alle Bereiche?
Iris Sauer: Noch nicht, aber wie bereits erwähnt planen wir alle umsatzseitigen Bereiche darüber abzuwickeln.
BillettNews: Ticketing und Buchungssystem gehören ja zu den wichtigsten Modulen von TOP 3. Gibt es aus Ihrer Sicht hier noch etwas zu verbessern?
Iris Sauer: Ja, ich denke man kann immer noch in den Details etwas verbessern, aber im Großen und Ganzen läuft die Verarbeitung der Geschäftsprozesse sehr gut.
BillettNews: Mit der Wiederentdeckung von Lotte Laserstein und der Ausstellung zu Vasarelys Einflüssen auf die moderne Kunst lockt das Städel Besucherströme aus der ganzen Welt an. Das wird sich im nächsten Jahr mit der großen Vincent van Gogh-Ausstellung noch verstärken. Wie bewältigen Sie nur diesen sicher auch positiven Stress?
Sebastian Heine: Wir sehen uns gut aufgestellt, die Herausforderungen, die eine so große Ausstellung mit sich bringt, zu meistern und sind daher recht entspannt.
Die Tickets für die beiden Ausstellungen von nationaler und internationaler Bedeutung, die im Städel Museum vom Herbst 2018 bis hinein ins Jahr 2019 stattfinden.
